Qué es un Manual de Organización
El Manual de Organización y funciones es un instrumento administrativo que se utiliza de apoyo para la correcta coordinación de todas las personas que forman parte de una estructura organizacional.
Esta diseñado para difundir las líneas de autoridad y responsabilidad, así como para dar a conocer los objetivos y las funciones de todos y cada uno de los puestos que forman parte de una empresa o una institución gubernamental.
Un manual de organización es un documento esencial para cualquier empresa o institución que busque establecer una estructura clara y eficiente en su funcionamiento. Este documento proporciona una guía detallada sobre los procedimientos, políticas y responsabilidades de una organización, y es crucial para garantizar que todos los miembros de la empresa estén alineados y trabajando hacia un mismo objetivo.
Manual de Organización y Funciones
A través del Manual de Estructura Organizacional, es posible conocer y llenar los formatos de puestos, ya que el manual de organización documenta la estructura organizacional de las unidades administrativas de una empresa u organizmo del gobierno.
Se utiliza principalmente para hacer la inducción al personal de nuevo ingreso, así como también de referencia para la promoción, reclutamiento, seleccion y contratación de personal.
Es además, un elemento de consulta obligada para las instancias que evalúan o procuran la optimización administrativa de una empresa o institucion del estado.
Importancia del Manual de Organización
El valor del manual de organización, como instrumento de trabajo, radica en la información contenida en él, por lo tanto mantenerlo actualizado permite cumplir con los objetivos por los que fue elaborado.
Su objetivo es proporcionar información necesaria para el desarrollo de las funciones sustentadas por normas, además de dar los objetivos de la administración de la empresa.
Manual de organización y funciones de una empresa
A continuación te daremos a conocer que elementos deben de integrar un manual de la organiación, asi como la explicación de como debes de desarrollar cada uno y que información es la que debes de incluir en cada tema.
- Introducción.
- Objetivo del manual.
- Antecedentes históricos.
- Marco jurídico.
- Atribuciones.
- Misión y visión.
- Estructura orgánica.
- Organigrama.
- Objetivo y funciones.
- Glosario de términos.
Introducción
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él.
Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones.
Es recomendable que al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los siguientes rubros:
- Propósito y utilidad.
- Síntesis del contenido.
- Ámbito de su aplicación.
- Áreas que participaron en la elaboración del manual.
- Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual.
- La redacción deberá se concisa, clara y comprensible.
- La introducción habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas.
Objetivo del manual
En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual.
Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los manuales con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizar la eficiencia en la organización y funcionamiento de las unidades administrativas.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido debe expresar: QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
La descripción de los objetivos se inician con un verbo en infinitivo, y en un máximo de cinco líneas.
Antecedentes históricos
Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la organización y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronológico indicando las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma.
Marco jurídico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su creación y sus atribuciones, así como aquellas que regulan su funcionamiento.
Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídico-administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación:
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
- Leyes.
- Códigos.
- Reglamentos.
- Decretos.
- Convenios.
- Acuerdos.
- Circulares y/u Oficios.
- Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos).
- Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificación anterior).
Se deberán indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos y citar su número de referencia (capítulo, artículo, fracción y en su caso, letra de inciso), fecha de publicación o expedición, así como su última reforma. Debe seguirse el orden cronológico en que fue expedida cada disposición.
Atribuciones
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son medios para alcanzar fines.
En el caso de los órganos administrativos, las atribuciones están representadas por las competencias que marca la Ley.
Las atribuciones le dan su amplitud y su limitación, determinan su ámbito de competencia.
Se deberá hacer una trascripción textual y completa de las atribuciones de la unidad administrativa con base en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y en el Reglamento Interior de la Dependencia de que se trate.
Misión y Visión
La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental.
La Visión representa el escenario altamente deseado por la Dependencia que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.
Estructura orgánica
Deberán identificarse y mostrarse los niveles jerárquicos y la relación que guardan entre si cada uno de los órganos que integran la estructura autorizada apegándose al número de código organizacional establecido, enseguida del número del código organizacional, se anotarán los nombres de los órganos que integran la unidad administrativa de acuerdo con la estructura autorizada.
La descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico y al orden de presentación.
Se deberán representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo, siempre y cuando formen parte de la estructura orgánica autorizada.
Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área subordinada.
Organigrama
Se deberá representar gráficamente la relación ordenada de las áreas que componen una unidad administrativa, reflejando en forma sistemática la ubicación del órgano administrativo, su integración, sus niveles jerárquicos y sus líneas de autoridad y asesoría.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforman una estructura, sus relaciones, las características de la dependencia, y sus funciones básicas.
Los organigramas, por sus características:
- Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyéndose en una fuente autorizada de consulta.
- Indican las relaciones de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos de la institución.
- Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la estructura orgánica.
- En las tareas de organización, ayudan a descubrir posibles duplicidades o dispersiones en el quehacer o las atribuciones; fracturas en los procesos; dualidades de mando; omisiones; incongruencia en relaciones de
dependencia y niveles jerárquicos; y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control. - Constituyen un elemento valioso en el apoyo de la inducción y capacitación de los trabajadores.
- En general, auxilian en el análisis, conocimiento y diseño de la organización.
Para la elaboración de los organigramas se deberá observar lo siguiente:
- Conocer la organización de la Dependencia.
- Dibujar el organigrama con figuras de dimensiones semejantes para representar cada área y con líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre éstas.
- Ubicar cada área representada, de acuerdo al nivel jerárquico que le corresponde.
- Conectar todas las áreas dependientes del titular de la Dependencia, por medio de una sola línea.
- Representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo.
- Establecer la relación principal de autoridad, a través de líneas de conexión.
- Representar áreas de asesoría (staff), mediante líneas discontinuas colocadas perpendicularmente a la autoridad principal o área.
- Utilizar una línea de trazo discontinuo en forma transversal, para indicar órganos o unidades desconcentradas.
- El organigrama deberá representar los niveles jerárquicos que han sido autorizados, desde el máximo nivel y asta jefatura de departamento.
Objetivos y funciones
Objetivo
El objetivo constituye el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para que se proyecta y se debe realizar una determinada acción.
Se plantearán como máximo tres objetivos por área.
La descripción de los objetivos se iniciará con un verbo en infinitivo, y se evitará el uso de adjetivos calificativos.
Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución a una dependencia y/o unidad administrativa.
Las unidades administrativas pueden participar en el cumplimiento de una o varias actividades de la institución, por lo que sus objetivos reflejarán su contribución al cumplimiento de éstas.
Para el objetivo:
Especificar la finalidad que pretende alcanzar el área a través del desarrollo de sus funciones, es decir el QUÉ, el CÓMO y él PARA QUÉ, debiendo ser congruente con el objetivo del área superior de la cual depende funcional y jerárquicamente.
Cuando exista más de un objetivo, jerarquizar de acuerdo a su importancia y con
relación a sus atribuciones.
Funciones
Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate.
Las funciones descritas para cada órgano administrativo serán las más relevantes con relación al ámbito de su competencia e incluirán sólo las de carácter sustantivo. Se recomienda un máximo de diez.
La descripción de las funciones deberán iniciarse con un verbo en infinitivo.
Para la descripción de las funciones en los niveles jerárquicos de Dirección General, Dirección de Área, Subdirección y Jefatura de Departamento, a continuación se enlista una serie de verbos con los que puede iniciarse la descripción.
Funciones Sustantivas:
Son las que identifican la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos.
Se derivarán de las atribuciones conferidas a cada unidad administrativa en el Reglamento Interior vigente de la Dependencia.
La redacción de las funciones deberá tener características de ser veraz, breve, clara y precisa.
Cada función iniciará con verbo en infinitivo, teniendo especial cuidado en vigilar que las funciones asignadas a los órganos de nivel jerárquico superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus unidades subordinadas.
Funciones de apoyo:
Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por su naturaleza técnicoadministrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por todas las dependencias.
Se debe enunciar el objetivo y a continuación las funciones de cada una de las áreas que integran la unidad administrativa, encabezando cada descripción con el nombre del área.
Glosario de términos
Es un listado alfabético de definiciones de aquellas palabras o términos utilizados en el documento y que pueden prestarse a confusión en virtud de que no siempre tienen la misma acepción o no son ampliamente conocidos.
Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes:
- Defina con la mayor claridad y concreción posible los términos técnico administrativos señalados en el manual.
- Incluya solamente los términos que se presten a confusión.
- Ordene los términos en forma alfabética.
- Describa los conceptos sin incluir para ello el término que pretende definir.
Entre los aspectos más importantes que debe incluir un manual de organización se encuentran:
- La estructura organizativa de la empresa: esto incluye información sobre los diferentes departamentos, sus funciones y responsabilidades, y cómo están interconectados.
- Políticas y procedimientos: esto incluye información sobre cómo se deben llevar a cabo las tareas diarias, así como las políticas relacionadas con el cumplimiento, la seguridad y la ética.
- Responsabilidades de los empleados: esto incluye información sobre las responsabilidades específicas de cada miembro de la empresa, y cómo deben trabajar juntos para alcanzar los objetivos de la organización.
- Información de contacto: es importante incluir información de contacto para las diferentes áreas de la empresa, para que los empleados puedan obtener ayuda rápidamente si tienen preguntas o necesitan resolver problemas.
Conclusión Sobre el Manual de Organización
En resumen, un manual de organización en PDF es un documento esencial para cualquier empresa que desee establecer una estructura clara y eficiente en su funcionamiento. Debe incluir información sobre la estructura organizativa, políticas y procedimientos, responsabilidades de los empleados y información de contacto. Al tener un manual de organización en PDF, la empresa estará preparada para enfrentar cualquier reto y lograr sus objetivos.
Si has llegado hasta aquí, te felicitamos ya que ahora ya sabes todo sobre el manual de organización y funciones de una empresa así como todos los elementos que incluye este manual de estructura organizacional.
Tambien es importante que sepas que todo este procedimiento tambien es aplicable para el manual de organización de una empresa mexicana por lo tanto cuentas con todos los detalles para que aprendas a desarrollarlo.
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Manual de Organización Ejemplos
Un manual de organización en formato PDF es una excelente opción ya que es fácilmente accesible para todos los miembros de la empresa, y puede ser compartido y actualizado con facilidad. Además, el formato PDF permite una mejor presentación y diseño del documento, lo que lo hace más fácil de leer y seguir.
Ahora te compartiremos algunos Manuales Organizacionales de empresas y oficinas gubernamentales para que puedas consultarlos y te puedas dar más una idea de como se crean los Manuales de Organización de las Empresas y de las instituciones de gobierno.
- GUIA TECNICA PARA ELABORAR MANUALES DE ORGANIZACION
- Manual de Organización Contable Guia
- Manual de Organizacion de Empresa de Venta de Agua
- Manual de Organizacion de Hospitales en Guatemala
- Manual de Organizacion de Jumex
- Manual de Organizacion de la Comision Federal de Electricidad CFE Mexico
- Manual de Organizacion de la Secretaria de Salud Chiapas
- Manual de Organizacion de Policia Estatal
- Manual de Organizacion de Televisora TELEMAX de Hermosillo Sonora
- Manual de Organizacion de un Restaurante
- Manual de Organizacion de una Constructora
- Manual de Organizacion de una Escuela Preparatoria
- Manual de Organizacion de una Universidad
- Manual de Organizacion del IMSS
- Manual de Organizacion del Issste
- Manual de Organizacion Ejemplo para una Empresa
- Manual de Organización Empresa Textil
- Manual de Organizacion Municipio de Guadalajara
- Manual de Organizacion Ministerio de Economia
- Manual de Orgnaizacion Empresza de Belleza
- Manual de Organizacion Empresa de Limpieza CleanMaster
- Manual de Organizacion Refresquera CASARECA
- Manual de Organización Bimbo
- Manual de Organizacion Hotel
- Manual de Organizacion de Comision Federal de Telecomunicaciones COFETEL
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